一、省長關注做好接待
12月20日，湖南省召開動員會，部署即將于12月26日在此間召開的全國煤炭訂貨會的接待等工作。此前，湖南省省長張云川、副省長鄭茂清已就開好此次大會多次作出指示，要求省及長沙市有關部門給予大力支持。
動員會要求，負責會議宿食、交通、公安、旅游、衛生等有關部門務必盡心盡責，為與會者提供一流的服務，確保大會
取得圓滿成功。
湖南省副省長鄭茂清說，此次全國煤炭訂貨交易會規格高、規模大，持續20天，辦好此次訂貨會意義重大。一是即期效益。這么多與會者20天將在長沙消費逾10億元，為長沙市提供稅收逾億。二是將有效緩解湖南電力、冶金、化工行業明年煤炭短缺的局面。特別是對推介湖南，搞活長沙的會展經濟和湖南省旅游產業意義重大。為此，鄭茂清要求，必須安排好與會代表的住宿；做好代表的交通、安全和返程工作；商業、飲食、娛樂、服務、旅游、通訊和交通行業，要文明優質服務，嚴禁亂收費，亂漲價或變相漲價，特別要嚴厲打擊倒賣鋪位的中，間販子。
二、 長沙旅館實行限價
2003年全國煤炭訂貨交易會組委會透露，會期將對長沙市旅館業客房實行最高限價，嚴厲打擊“炒房”“倒房”等擾亂價格秩序的行為。
該省物價局規定，交易會期間，對長沙市內旅館業客房實行最高限價管理。標準間最高限價水平為：五星級每間800元／天，四星級每間600元／天，三星級每間400元／天，其他客房或其他旅館客房價格以省、市、區物價部門頒發的《湖南省服務價格登記證》上的客房價格為最高限價。組委會可對三星級以上賓館按照每天每床收取調劑費，五星級賓館100元，四星級和三星級50元。會議期間，各旅館企業對會議車輛一律免收停車費。旅館提供代辦車船票、電信、點播影視、送餐、搬運行李、洗衣取送、停車等服務收取的代辦費或服務費，也將繼續實行政府指導價管理。同時，市區各級物價部門將加強對煤交會期間旅館業價格的監督檢查，堅決查處“炒房：“倒房”等擾亂價格秩序的行為。
三、拉動消費約十億元
2003年度全國煤炭訂貨交易會將于12月26日在長沙召開。預計將有6萬名各界人士來長沙參會，這會使長沙會展經濟大幅升溫。
全國煤炭訂貨交易會將于12月26日在湖南大劇院開幕。據業內人士介紹，往屆此類會議的煤炭訂貨量在4億噸左右，交易額在1000億元以上，而本年度全國煤炭訂貨交易會規模將擴大。長沙市能在眾多申辦城市中脫穎而出，承辦該會，不僅能提高湖南、長沙的知名度和影響力，而且能有力促進和拉動經濟發展。6萬人與會，給長沙的賓館、餐飲、旅游等行業帶來無限商機。加上會期較長，在20天左右，保守估計能拉動消費10億元左右。
