（一） 辦理貨票查詢（抄票）手續。 
１、綜合業務大廳“抄票室”內存５日貨票，貨主需抄票時，可直接向貨票管理員索取貨票。 
２、貨主若需進一步查詢具體進港煤炭車輛時，應向貨票管理員提供有關發站（場）、車號、貨運單號等書面情況，由貨票管理員與各裝卸公司稽核員聯系，提供有關單據。 
（二） 辦理水陸聯運煤炭變更手續。 
１、兩個（或兩個以上）港務公司共有的煤種，變更時做業委托人填寫《水陸聯運煤炭變更申請表》，經生產業務處批準后，到港務公司辦理變更事宜； 
２、各港務公司獨有的煤種，變更時作業委托人應填寫《水陸聯運煤炭變更申請表》，到港務公司辦理變更事宜； 
３、各港務公司接到作業委托人的變更申請后，對需要變更的煤炭的堆存期以及其它有關事宜進行審核，確認無誤碼后向作業委托人開具《應付款單據》，待作業委托人交納費用后，為作業委托人辦理變更手續； 
４、每月５日前各港務公司將煤炭變更匯總表報生產業務處。 
（三）辦理水陸聯運煤炭租船運輸手續． 
１、作業委托人持《租船合同》到煤炭港務公司辦理裝船事宜時，各港務公司貨運計劃員需對作業委托人所要裝的煤炭的煤種、數量進行審核，確認無誤后通知稽核員開具《應付款單據》，待作業委托人交納費用后，貨運計劃員出具《裝船通知單》交生產業務處，生產業務處審核后，安排靠泊事宜； 
２、非水陸聯運租船運輸：作業委托人與港口經營人簽訂作業委托合同，交付費用后，港務公司貨運計劃員開具《裝船通知單》交生產業務處，生產業務處審核后，安排靠泊事宜。 
（四）辦理配煤商務手續。 
１、受理配煤委托。港口配煤都是在用戶委托下進行的，只有用戶提出局面的配煤委托書，港口才能受理，秦皇島港目前提供的配煤服務是免費的。 
２、用計算機配比分析系統選擇最佳配比方案。港口接到用戶的配煤委托書或協議后，即可根據用戶最終所需煤炭質量的實時跟蹤數據，推出可配煤種范圍及最佳配比方案，為用戶提供參考；當然，也可以由用戶直接指定配煤種和最終質量及價位要求形成最佳配比方案。 
３、與用戶共同選定配比方案后，港口依此方案制定、下達配煤作業計劃。 
（五）辦理變通運輸煤炭進港手續。 
１、凡與《煤種對應表》相一致的煤種，作業委托人應寫《變通運輸煤炭進港計劃申請表》，到業務大廳辦理進港手續； 
２、凡與《煤種對應表》不一致的煤種，作業委托人應寫《變通運輸煤炭進港計劃申請表》，經港務公司同意，報生產業務處處長（主管副處長）批準后，到業務大廳辦理進港手續。 
（六）辦理汽車運輸煤炭進港手續。 
汽車運輸煤炭進港，作業委托人需遞交《汽車運輸煤炭進港申請表》，經港務公司同意，報生產業務處處長（主管副處長）批準后，到業務大廳辦理進港及過衡手續，并與港務公司約定進港時間。 
（七） 辦理煤炭過軌道衡手續。 
１、 貨主到生產業務處窗口提報局面過衡申請一式二份。該窗口審批后留存一份； 
２、 貨主持審批后的申請到鐵路運輸公司窗口填寫《過衡申請表》； 
３、 貨主辦理申請后每日可到鐵路公司窗口索到《過衡普通記錄》； 
４、 貨主每月２８日到鐵運公司窗口索取《應付款單據》，然后到窗口結算過衡費。 
（八） 辦理自備車進港手續。 
１、 貨主持《過軌協議》到生產業務處窗口，該窗口審批后與貨主簽訂《自備車進港協議》一式三份。并將《過軌協議》，《自備進港協議》各留存一份； 
２、 貨主持《自備車進港協議》到鐵運公司窗口，該窗口與貨主簽訂《自備車進港協議》。 
（九） 辦理外貿煤炭以出頂進手續。 
１、 貨主持《租船合同》到生產業務處窗口，填寫《港口作業委托單》、《水陸貨物運單》，每表一式六份，該窗口審核后留存《租船合同》和《港口作業委托單》；《水陸貨物運輸單》交之海船代公司窗口。 
２、 貨主將審批后的《租船合同》、《港口作業委托單》交相應的煤炭裝卸公司窗口辦理裝船手續； 
３、 貨主到鐵路運輸公司窗口，填寫《運輸申請表》，辦理裝本局、外路車手續。該窗口向貨主出具《應付款單據》； 
４、 貨主持《應付款單據》到結算窗口預壓支票或現金。等實際作業完成后，在該窗口結算鐵路運輸雜費。 
（十） 簽定煤炭年度中轉合同（協議）。 
港口經營人與煤炭的生產企業或消費企業，在平等互利，協商一致的前提下，就年度經秦皇島港的煤炭中轉量簽訂年度作業委托合同或中轉合同（協議）。作業委托合同或中轉合同所包括的條款：１、貨物名稱；２、作業委托人和港口經營人名稱；３、貨物重量；４、港口費用及其結算方式；５、特約事項；６、違約責任。生產業務處會同各港務公司研究后代表港務局與作業委托人簽訂年度作業委托合同或中轉合同（協議）。 
（十一） 收取裝卸煤炭費用。 
１、 水陸聯運煤炭（一次收費），除向發站一次性收取的換裝包干費和代征費外，港建費、超期推存費、過衡費等均于煤炭下水前向作業委托人收取（另有約定的除外）； 
２、 直達運輸、變通運輸、汽車運輸進港的煤炭，在港內發生的費用及代征費，均于煤炭下水前由和港務公司向作業委托人收取，進二、三港務公司的過衡費由鐵運公司收取（汽車運輸除外）； 
３、對信譽好、效益穩定，與港務局有協議的外貿、電力、冶金、化工等國家重點企業，經生產業務處批準，可于裝船作業完畢后，按實際作業數量結算港口費用。否則，由此產生的拖欠款與港務公司自行負責追繳。 
（十二） 收取煤炭超期推存費。 
１、 各港務公司應按收貨人建立推存臺帳。計費人員依據臺帳本著“先來先走”的原則，向應繳費人收取超期推存費（經局批準予以免收的除外）。對發生超期堆存費的煤炭，港務公司計費人員應及時通知有關貨主； 
２、 各港務公司應嚴格執行局減免超期堆存費的管理辦法，對確由港方原因造成的煤炭超期堆存，由貨主提出申請并填寫“超期推存費減免審批表”，有關港務公司填寫情況說明，簽字蓋章后，由生產業務處進行審批； 
３、 水陸聯運煤炭，發生變更運輸的，變更前產生的超期堆存費必須在變更前結清費用，否則不予變更。超期堆存的煤炭變更后不及時裝船，繼續計收超期堆存費。