近日，神華集團公司通報了2011年度檔案工作考核結果，公司被評為A級第一名單位暨檔案管理優秀單位。為了真實地展現公司檔案室風采，讓更多的人了解檔案工作，感受檔案文化，記者走進公司檔案室進行了實地采訪。
 
數字化檔案管理
 
公司檔案室的前身可以追溯到1998年，原檔案室是低矮的二層小樓和一排平房的普通建筑。庫房和辦公用房加起來也不足1000平方米。“隨著公司的不斷發展，檔案逐步增多，原來檔案室的庫房爆滿，空間嚴重不足，許多新增檔案無處存放，而且房屋的質量和結構也同檔案管理的規范不相符，檔案安全管理更是沒有保證。”對當年檔案室設施的記憶，檔案室主任劉春科如是說。
 
 在公司領導的重視下，為滿足由傳統的檔案管向數字檔案館發展的建設需要，2009年，公司在檔案室原址上重新修建檔案樓。2010年9月，檔案室全員搬入新建檔案館開始辦公。新建樓建筑面積7463平方米，庫區面積設計4383平方米，庫容量可達50余萬卷。新樓按照《檔案館建筑規范》設計施工，樓內建設了氣體和水噴淋滅火，影像監控，庫房溫濕度監控，中央空調，智能門禁，加濕等多套智能化系統，設置了集中監控室，配備了智能化和手動密集架，基本裝備一應俱全。
 
 同時建立起了數字化生產流水線，配置了各式掃描儀、圖紙打印機、刻錄機、照相機、網絡硬盤盒等設備，為公司能自主進行部分紙質檔案數字化加工打下了基礎。2002年，公司建立了檔案局域網，配備了網絡版檔案管理軟件，實現了檔案檢索目錄的微機管理，網絡檢索利用。
 
公司檔案室先后經過2006年和2011年兩次大規模檔案數字化加工工程的實施，目前已形成目錄數據75萬條，原文數據3TB。數字檔案館具有工作效率高、存儲容量大、隨時隨地查閱等優點。目前，全公司29個基層檔案室，已有26個啟用了神東數字化檔案管理系統，建立了檔案檢索目錄數據庫，實現了檔案信息的集中存儲、網絡檢索和信息共享。
 
強化檔案隊伍建設
 
公司檔案室努力打造能夠適應檔案信息化建設的高素質檔案工作隊伍。公司采取內培與外培相結合的方式，堅持抓檔案人員業務培訓，先后組織檔案管理員到檔案工作先進單位對標學習。2012年2月，公司檔案室組織全體員工集中進行檔案業務學習培訓，采取集體專題輔導和個人自學相結合的辦法，員工業務學習不少于40學時，月未進行檔案專業知識考試，考試成績按得分的10%納入當月員工績效考核，此次集中學習考試使員工整體業務水平得到進一步提升。
 劉春科介紹說：“我們計劃用半年時間培養19名檔案業務骨干，掌握檔案管理全方位、全過程工作內容，能夠獨立承擔重大建設項目檔案管理和驗收應檢準備工作的指導，獨立解決檔案業務新問題，應對新挑戰。”

動人的服務旋律
 
公司檔案室作為礦區最大的綜合性檔案室，統一管理公司機關各部室及中心區未設檔案室的單位所形成的檔案資料，承擔公司檔案保管、利用基地和公司檔案事業管理的責任。基層大的單位自設檔案室，負責本單位形成檔案的保管利用。公司檔案工作已經建成了集中統一及專業化服務的管理體制。
 
2010年10月起，公司檔案室成立保管利用組，專門負責檔案庫房管理和檔案借閱利用工作，制定了借閱、登記、反饋、回訪的一系列制度，目前借閱利用服務滿意度反饋保持在100%．
 
單位借閱利用主要集中在證件辦理、工作查考、修史編志等方面。個人借閱利用則主要集中在職稱評定、退休補助金發放、住房押金退領等方面。
 
根據借閱需要，公司檔案室對土地證、房產證、安全生產許可證等檔案文件進行了專題匯編。對歷年原煤產量、死亡人數、死亡率等企業重要數據進行了摘抄匯編。
 
檔案室充分發揮檔案的原始憑證作用，使公司的檔案資料充分發揮其應有的經濟效益和社會效益。劉春科介紹說：“公司曾利用檔案室保存的檔案，根據國家有關技術改造項目國產設備投資的40%可以抵減企業新增所得稅的政策，成功為公司抵減新增所得稅12867萬元。”

20多年來，公司積累了幾十萬卷檔案資料。公司現有61個全宗檔案，各類檔案約41.89萬卷（件、張、盤），資料6.59萬余冊。其中公司檔案室保管檔案23.76萬卷（件、張、盤），資料2.95萬冊。
 
榮譽背后的付出
 
2011年公司檔案室被中國煤炭工業協會評為檔案管理先進集體，神華集團2011年度檔案工作考核中，被評為A級第一名單位暨檔案管理優秀單位。一系列榮譽的背后，寫滿員工的辛勤努力與付出。
 

檔案室保管利用科科長高向麗，廣泛收集用戶借閱反饋信息，分析存在問題，努力從客戶角度來看待、分析、研究檔案借閱管理中需要改進的地方，改善查詢方法和手段，努力提高查全率和查準率，為客戶節省時間。她還編撰重點檔案專題目錄，提供檔案查閱線索，獲得了用戶的滿意。“有人說過檔案工作很枯燥、很無味、很單調，工作長了沒前途。但我認為，檔案工作能磨煉心志，只要沉下心來，敢于創新，樂于服務，積極發揮主動性，在檔案事業上同樣大有所為”。高向麗一直將這句話作為座右銘自勉。
 
檔案工作大多是基礎性、瑣碎性的工作，在不少人看來繁雜、枯燥。而在平凡的崗位上，檔案室員工始終任勞任怨，兢兢業業做好檔案收集、分類、整理等工作。他們堅守平凡崗位，為推動檔案工作科學化管理與利用水平，做出了不俗的業績，也把檔案管理工作提升到了新的境界。

來源：神華集團新聞中心