關于印發《煤礦安全監察檔案整理規范》的通知煤安監辦字54號各煤礦安全監察局、煤礦安全監察辦事處:
現將《煤礦安全監察檔案整理規范》印發給你們，請遵照執行。二00一年七月二日煤礦安全監察檔案整理規范第一章總則
第一條為加強煤礦安全監察檔案管理，統一煤礦安全監察檔案整理方法，實現煤礦安全監察檔案管理規范化、標準化和科學化，根據《煤礦安全監察條例》、《煤礦安全監察檔案管理規定》和《歸檔文件整理規則》的有關規定，制定本規范。
第二條煤礦安全監察檔案是煤礦安全監察機構履行監察職責和行政執法工作中直接形成并處理完畢的、具有保存價值的各種文件資料的總稱。包括文字、圖表、音像材料。
第三條本規范適用于國家和省級煤礦安全監察局及煤礦安全監察辦事處。第二章基本術語
第四條歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成并且辦理完畢的，作為檔案保存的各種文件材料的總稱。
第五條件由一份或數份同一主題內容文件組合而成的檔案管理單位，一般以備份完整文件為一件。文件正本與底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文為一件。
第六條卷由相互聯系的若干文件材料組合而成的一種檔案管理單位。
第七條組卷將歸檔文件材料按"件"或"卷"整理的過程稱之為組卷。第三章立卷
第八條煤礦安全監察檔案實行文書處理部門和業務部門共同立卷制度。檔案部門或檔案管理人員負責對業務部門的立卷工作進行業務指導。其中國家煤礦安全監察局的立卷歸檔工作由各司(室)、中心的綜合部門負責;各省級煤礦安全監察局的立卷歸檔工作由各業務處室負責;煤礦安全監察辦事處的立卷歸檔工作由各業務科室或有關安全監察人員負責。
第九條國家和省級煤礦安全監察局的檔案管理部門及煤礦安全監察辦事處的綜合部門負責集中保存本單位全部檔案。立卷歸檔工作包括以下內容:
1.將辦理完畢的文件材料，按歸檔要求收集齊全準確。文書檔案以備份完整文件為一個整理單位，組成"件"；科技檔案以一個成套的項目為一個整理單位，組成"卷";煤礦安全監察檔案以一個煤礦為一個整理單位，組成一礦一檔案卷。
2．對文件歸檔過程中和歸檔文件材料本身應說明的情況做出說明。
3．編制移交目錄。移交目錄格式可參考歸檔文件目錄格式自行編制。
第十條立卷歸檔工作中特殊問題的處理
1.跨部門形成的文件材料，立卷歸檔工作由主辦部門負責。會議文件材料，由會議承辦部門歸檔(兩個以上部門承辦的會議，由主辦部門歸檔。其它部門不歸檔)。
2.本機關形成的文件材料。一般將文件正本和發文底稿歸檔;有領導人批示或有重要修改意見的文件草稿，與正本一并歸檔。外單位來文，將文件閱辦處理單與文件一并歸檔。
第十一條歸檔文件材料的排列
1.一般批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;正稿在前，底稿在后;定稿在前，草稿在后;轉發件在前，原件在后:案件材料中結論性材料在前，依據材料在后。
2.帶有附圖或附表的文件材料排列順序為:文件材料在前，附圖、附表在后。若附圖小而少時，可與文字材料組合在一起;若附圖比較多時，文字材料單獨組卷，所附圖可根據情況組成若干個保管單位。帶有印刷物的文件材料，可視印刷物的情況，與文件材料合并組卷或單獨組卷。
3.其他文件材料按重要程度或形成時間先后排列。
4．件、卷內文件材料應按排列順序遂張編寫流水號。編號應使用打號機或鋼筆工整書寫。文書檔案編號在每頁文件的正面右上角和反面的左上角，科技檔案編號在每頁文件的右下角和反面的左下角。編碼上或下端于右邊或左邊各留2厘米距離，雙面或筒子頁正反面均應編寫頁碼，頁碼用阿拉伯數字編寫。
5．件、卷內文件材料為裝訂(非金屬裝訂)印刷冊時，每一冊編一個號，不再逐頁編號。
6．文件處理單應單獨編號。
第十二條歸檔時間:煤礦安全監察檔案采用隨時歸檔辦法，即各歸檔部門應隨時將己辦理完畢的文件材料，按歸檔要求交檔案部門或專兼職檔案人員歸檔。
第十三條歸檔手續:文件材料歸檔時，交接雙方當面清點。接收人應在歸檔移交目錄上簽字，移交目錄由歸檔人編制。
第十四條對不應歸檔的文件材料，檔案部門或專兼職檔案人員應將其返還給文書立卷人員，并在歸檔移交目錄上簽字注明。
第十五條己歸檔的圖紙、文件材料，如有廢止或更改等情況，承辦部門必須及時通知檔案部門或專兼職檔案人員，并將新圖紙等有關材料及時歸檔。
第十六條各部門負責立卷歸檔人員應對正在辦理過程中的文件材料建立有效的跟蹤措施，以確保文件材料的齊全完整。第四章歸檔文件材料要求
第十七條歸檔的文件材料必須辦理完畢，齊全完整，具有保存價值。
第十八條本部門主辦的文件，必須歸檔保存原件。一般情況下，復印的文件，不作為檔案保管(復印件作為正文附件的除外)。若確無原件或原件丟失，須在備考表中予以說明。電傳文件不宜長期保存，應復印歸檔，并加以說明。
第十九條檔案載體為磁盤等磁性物質時，必須同時附有紙質打印件。
第二十條凡是在本單位刊物登載發布，不另行文的文件定稿，應由文件主辦部門將定稿和刊物一并歸檔。
第二十一條文件材料裝訂線或文件(含計算機打印材料)左側二厘米之內，不得書寫任何文字。
第二十二條歸檔的文件不得帶有金屬裝訂物。
第二十三條已破損的文件應予修復，字跡模糊或易褪易變的文件應予復制。
第二十四條對文件材料進行必要的技術處理時，應最大限度地保持其原貌。
第二十五條整理歸檔文件所用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
第二十六條歸檔文件材料中含有圖紙時，應將圖紙向圖的正面，以手風琴方式折疊成寬21厘米，長29.7厘米，或以與所用的盒、袋相適應為準。藍圖的標題欄應在右下角露出。第五章歸檔
第二十七條應歸檔的文件材料必須定期向檔案部門移交。各類檔案應實行集中統一管理。嚴禁不歸檔。
第二十八條文件材料的保管期限分為永久、定期二種。
第二十九條凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，對機關、國家建設和歷史研究及科學研究等工作有長遠利用價值的文件材料，定為永久保管。
第三十條凡是反映本單位一般活動，在一定時期內對本單位工作有查考利用價值的文件材料，定為定期保管。定期保管期限分為50年、30年、15年、5年四個檔次。煤礦安全監察檔案材料歸檔范圍及保管期限詳見附件1。
第三十一條屬固定資產范圍的基本建設項目和購置大型技術裝備的圖紙及其文字材料應按有關規定先歸檔，后借用。
第三十二條一般基本建設項目及設備文件材料實際保管期限不得短于實物的實際使用年限。煤礦安全監察檔案的實際保存期限應考慮相應的法律有效期限。
第三十三條文件材料保管期限的起始時間:文書檔案以案卷的所屬年度計算，科技檔案從歸檔以后的次年一月一日起計算。第六章整理
第三十四條煤礦安全監察檔案的整理就是將歸檔文件材料以件或卷為單位，進行裝訂(或不裝訂)、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。整理工作由檔案管理部門或專兼職檔案人員負責。
第三十五條整理工作要遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。
1.裝訂整理方法:裝訂即對己編排完畢的文件材料進行固定。裝訂方法可根據現代技術的發展采用適合本單位情況的做法。裝訂的"卷"或"件"，其歸檔文件材料首頁上端的空白位置應加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章樣式見附件2。以"件"為單位裝訂的檔案，不再要卷皮。以"卷"為單位裝訂的檔案，采用軟卷皮。軟卷皮樣式見附件3。
2．不裝訂的整理方法:檔案采用不裝訂方法時，應對"卷"或"件"內的每一頁文件材料加蓋歸檔章，然后每"件"檔案置于檔案袋內。檔案袋樣式見附件4。
3．煤礦安全監察辦事處檔案整理方法:一礦一檔案卷采用不裝訂方式。
第三十六條分類和組卷:煤礦安全監察檔案按不同類型的機構，分為二種管理方式:
1.國家和省級煤礦安全監察局
以內設組織機構為基本類別，另外增設基本建設檔案、設備儀器檔案、會計檔案、特殊載體檔案等類別。以組織機構為類別整理的檔案，"件"是基本的管理單位。可采用裝訂或不裝訂二種整理方法。基本建設檔案、設備儀器檔案以"卷"為基本單位，以項目、專業性質、種類為組卷依據，保持科技文件材料的成套性。這部分檔案一般采用裝訂與不裝訂相結合的方法:即文字材料部分裝訂，圖紙部分不裝訂。
2.煤礦安全監察辦事處
管理和事務類文件按收文和發文兩種類別管理，按先后順序組卷。基本建設檔案、設備儀器檔案的管理同本條第l款。對煤礦安全監察文件材料、事故調查處理材料、礦井基礎性材料實行一礦一檔的管理方式，采取不裝訂的整理方法。即以礦為單位，將這三部分文件材料依時間或重要程度的順序，分別置于盒內。一般情況下，一個礦的安全檔案應有三個保管單位，即礦井基礎性材料、安全監察材料、事故調查處理材料。某一類文件材料多時，可增加保管單位。檔案材料少的礦井，也可將這三類檔案裝入一個盒內。如這三類檔案中含有錄音、錄像等需特殊保存的材料，可將錄音、錄像檔案單獨存放，同時在盒內的備考表中注明。
第三十七條在煤礦安全監察類檔案整理過程中，應注意文件材料的動態管理及歸檔工作。事故調查處理類檔案可按事故等級和處理權限，增加相應的保管單位。
第三十八條排列與編號
1.完成組卷工作后，應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等對"件"或"卷"進行順序排列，并按封皮要求填寫相應的項目，以確定件、卷的排列順序。
2．檔案的編號方法采用按年度分類別的編號方法。煤礦安全監察檔案(煤礦安全監察辦事處管理的一礦一檔案卷)采用大流水編號法。
3．永久與定期保存的檔案混合編號。
第三十九條編目
1.檔案部門或專兼職檔案人員應將歸檔文件根據分類方案和室編件號順序，逐份輸入計算機，正式打印出歸檔文件目錄。歸檔文件目錄內容包括:件號、責任者、文件編號、題名、日期、頁數、備注等。歸檔文件目錄樣式見附件5。
2.歸檔文件目錄一式二份，分別由檔案部門和歸檔單位保存。
3．歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、機構(問題)等項目。歸檔文件目錄封面樣式見附件6。
第四十條裝盒歸檔案卷無論裝訂與否，均應放入檔案盒內保存。檔案人員應將歸檔文件按室編件(卷)號，順序裝入檔案盒，并按要求填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項目。備考表置于盒內文件之后，對該盒各件、卷的歸檔情況進行說明。檔案盒及備考表樣式見附件7、8。
第四十一條整理完畢的檔案，質量應符合下列標準:歸檔文件，齊全完整;歸檔材料，符合要求;分類清楚，保持聯系;卷內排列，系統條理;保管期限準確;卷盒書寫，整潔規范;案卷裝訂，整齊美觀;圖紙折疊，符合要求。
第四十二條案卷的庫房排列應存放有序。一般應按分類編號體例依次排列。個別檔案也可根據檔案形成規律和利用特點，采取靈活的排列方式，但應做到有規可循，井然有序。第七章移交
第四十三條國家煤炭工業檔案館為永久保存煤礦安全監察檔案的基地，負責接收省級煤礦安全監察局移交的煤礦安全監察檔案及其他檔案。
第四十四條煤礦安全監察辦事處是臨時保存本單位檔案的基地。所保存的煤礦安全監察檔案應在該礦停產、關閉后向省級煤礦安全監察局移交。其余類型的檔案可根據保存期限，向省級煤礦安全監察局提出處置意見。煤礦關閉后又恢復生產時，該套檔案再移交相應的煤礦安全監察辦事處。
第四十五條省級煤礦安全監察局負責保存本單位形成的全部檔案，并履行以下職責:
1.接收并保管煤礦安全監察辦事處移交的檔案。
2．每5年，向國家煤炭工業檔案館移交所接收的煤礦安全監察辦事處的檔案。每15年，向國家煤炭工業檔案館移交保存期限在50年(含)以上檔案的光盤掃描件及其他保存期限檔案的文件級目錄。第八章附則
第四十六條本規范自印發之日起實行。附件1:歸檔文件范圍及保管期限表歸檔文件范圍保管期限一．管理類文件材料1本級黨、共青團、婦聯代表會議、辦公會議的文件材料 1.1通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄、重要的照片、錄音（像）帶等文件材料永久1.2大會發言、提案及其辦理結果、簡報30年1.3賀信、選舉過程中形成的文件、討論未通過的文件、小組會議記錄、參考文件、會議服務機構的計劃、總結等文件材料15年2黨的組織建設及日常管理方面文件材料
2.1黨團組織關系、黨員名冊、團員名冊50年2.2整黨建設、黨員管理文件材料15年2.3本機關編報的黨員、黨組織統計年報表永久2.4本機關黨、團、紀檢基層組織形成的工作報告、總結、會議文件等文件材料15年2.5本機關黨組織在其他政治活動中形成的文件材料15年3本機關黨的宣傳工作提綱、理論教育材料及其他文件材料15年4本機關紀檢、監察工作中形成的報告、調查材料、備忘錄15年5統戰工作文件材料30年6本機關工會、婦聯工作文件材料15年7上級機關召開的針對本機關主管業務的會議文件材料
7.1會議領導講話、報告、紀要等文件材料30年7.2通知、日程、參考材料及其它文件材料15年8本機關黨組或黨委和行政辦公會的紀要、會議記錄、討論通過的文件永久9本機關召開的工作會議和綜合性專業會議文件材料
9.1報告、講話、決議、決定、紀要、簡報、重要的聲像材料永久9.2通知、名單、日程、典型材料、代表發言30年10本機關召開的單項性專業會議文件材料
10.1紀要、總結、講話、報告、重要的聲像材料30年10.2通知、典型材料、代表發言5年11本機關承辦國際會議的文件材料
11.1議程、代表名單、主報告和輔助報告（原文及中文譯文）、國家領導人賀詞、會徽設計等文件永久11.2委員會、學術會等討論記錄、會議代表登記表、接待安排、會議簡報、新聞報道等材料30年11.3會議服務人員名單、文藝演出劇目等材料5年12上級機關頒發的文件材料和視察、檢查本機關工作時形成的文件材料
12.1上級機關頒發的文件材料
12.1.1直屬上級機關頒發的，屬本機關主管業務的，和非直屬上級機關頒發的針對本機關主管業務并要執行的方針、政策、法規、規章等文件材料30年12.1.2直屬上級機關頒發的非本機關主管業務并要執行的文件材料15年12.1.3臨時性、參考性的文件材料5年12.2黨和國家領導人、上級機關視察、檢查本機關工作時形成的文件材料
12.2.1黨和國家領導人的題詞、講話、照片、聲像等重要文件材料永久12.2.2黨和國家領導人視察、檢查本機關工作時本機關的匯報材料、座談記錄等30年12.2.3上級機關領導人視察、檢查本機關工作時的題詞、講話、照片、聲像材料等30年12.2.4上級機關視察、檢查本機關時本機關的匯報材料、座談記錄等15年12.2.5黨和國家領導人、上級機關視察、檢查本機關工作時本機關的接待計劃等5年13本機關制發的文件材料
13.1本機關制發的職能業務文件材料
13.1.1方針、政策、法規性的、普發性的職能業務問題、長遠規劃、綱要永久13.1.2專項業務問題的文件材料30年13.2本機關的請示、上級機關的批復、指示、通報，下級機關的請示、本機關的批復
13.2.1方針政策性的重要問題的永久13.2.2具體業務問題的30年13.3代上級機關起草并被采用的文件的最后草稿
13.3.1重要的法規性的30年13.3.2其它的15年13.4本機關編輯的并反映主要職能活動的出版物樣本、簡報、情況反映、工作信息等30年14本機關依法行政的有關材料
14.1行政審批、管理程序等文件材料30年14.2項目審批、驗收文件材料30年14.3證照管理文件材料30年15本機關處理人民來信來訪的文件材料
15.1有省部級以上領導人重要批示和處理結果的永久15.2有上級或機關領導人重要批示和處理結果的30年15.3其它有處理結果的15年15.4沒有處理結果的5年16本機關制發、填報的各種普查文件材料、調查報告、工作總結等文件材料
16.1本機關制發、填報的各種普查文件材料
16.1.1綜合成果、專題成果、方案、總結、報告永久16.1.2原始記錄、專題調研報告15年16.2本機關專題、典型的調查報告、匯總材料30年16.3本機關工作活動的總結、報告
16.3.1主要職能活動年度和年度以上的、重要專題的永久16.3.2半年的、季度的、一般專題的5年16.4本機關計劃、規劃、控制數字
16.4.1年度和年度以上的15年16.4.2季度的、月份的5年16.5本機關編制的、反映主要職能業務的統計報表、分析材料
16.5.1年度和年度以上匯總的、專題的永久16.5.2季度的、月份的5年16.5.3本機關編制的各種統計分析材料15年17同級機關和非隸屬機關制發的有關文件材料
17.1同級機關和非隸屬機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料15年17.2同級機關或非隸屬機關來文或復文5年17.3下級機關報送的總結、報告、統計報表
17.3.1年度和年度以上的總結、統計報表，重大問題的專題報告15年17.3.2年度以下的總結、統計報表，一般專題的報告和備案的5年18本機關關于出國考察、接待訪問、參加國際會議等外事活動形成的文件材料
18.1簽訂的條約、協議、協定等外交文件永久18.2行政程序審批手續、考察報告、會談記錄15年19收繳、代管證照5年20本機關機構設置、撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、啟用印信等文件材料永久21干部人事工作文件材料
21.1本機關各項工作制度、規定、辦法等文件15年21.2干部任免的文件材料
21.2.1本機關領導任免、撤職的文件材料50年21.2.2本機關對所屬單位領導人任免的文件材料永久21.2.3本機關內部機構負責人的任免、調整的文件材料30年21.3本機關評選先進單位、勞動模范、先進工作者、獎勵等的文件材料
21.3.1省、部級以上有政策性待遇的永久21.3.2一次性獎勵的或地、縣級以下的30年21.4本機關對有關人員的處分材料
21.4.1影響大、問題嚴重的50年21.4.2一般問題的15年21.5本機關公務員、職工錄用、轉正、調資、定級、待遇、離退休、職務聘任、人才交流（輪崗）、停薪留職、辭職、復轉、撫恤、死亡等文件材料50年21.6由本機關人事部門頒布或審核、用于機構內部職務、職稱分類和鑒定的標準和準則30年21.7本機關人事考核、職務、職稱評審文件材料15年21.8本機關人事培訓、業務培訓文件材料15年21.9本機關職工調動工作及工資關系的介紹信及存根15年21.10本機關職工名冊50年21.11職工休假制度15年21.12工資制度文件材料、工資審核單30年22保衛部門的安全檢查、調查記錄5年23行政工作中形成的文件材料
23.1本機關及本機關批準的有關區域變化和解決邊界糾紛、征用土地、房屋買賣等文件材料永久23.2本機關財產、檔案等的交接憑證、清冊30年23.3本機關與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料
23.3.1有歷史意義和長遠利用價值的永久23.3.2有較長期限效應的30年23.3.3有較短期限效應的5年23.4本機關機動車、計算機、傳真機、復印機、監察所用儀器、儀表的技術資料及維護調運文件、說明書、保修單、保險單、轉讓材料等15年23.5本機關有關履行日常行政職能的通知和其它發文5年23.6本機關職工醫療保健方案、醫療保險制度、醫療檢查報告30年24財務會計工作中形成的文件材料
24.1本機關決算報告及批復永久24.2本機關預算報告、呈報、批復及分配情況的文件材料15年24.3本機關行政審計及其它與會計、出納工作有關的文件材料15年24.4本機關辦公設備、物資的采購計劃、審批手續等文件材料5年24.5本機關國有資產問題的文件及報表永久25基建、住房工作中形成的文件材料
25.1本機關購房合同永久25.2本機關職工承租、購置本單位住房的合同、協議、有關手續永久25.3本機關職工住房分配、出售制度、方案、細則15年25.4本機關職工住房情況統計、調查表5年25.5本機關職工住房房屋管理、維護、修理工作單、通知單5年25.6本機關職工住房申請書及相關手續5年二．煤礦安全監察檢查文件材料26煤礦安全監察現場檢查記錄30年27煤礦安全監察現場處理決定書30年28煤礦安全監察行政處罰決定書、行政處罰告知書、聽證筆錄30年29煤礦安全監察行政處罰送達回執30年30煤礦安全監察復查意見書30年31吊銷采礦許可證移送書、行政復議和行政訴訟材料30年三．煤礦安全事故調查處理材料32事故報告、事故報告登記表等文件材料
特大事故30年30年(下同)
重大及以下事故15年15年(下同)33事故搶救記錄、事故搶救指揮人員名單、搶救措施、事故現場發現的有關物證和照片、巷道破壞和搶修的平面圖、損失材料同上34事故調查詢問筆錄、人證、物證材料、事故責任者自述材料同上35事故調查報告、行政處罰依據材料、申辯材料同上36技術鑒定及有關實驗報告同上37事故發生前后現場示意圖、發生事故時的現場設計、工藝、操作條件材料同上38事故現場照片、錄像資料同上39醫療部門對傷亡人員的診斷書及公安部門對死亡者的尸檢報告、照片同上40事故調查組、技術鑒定專家成員名單同上41事故處理的請示、批復同上42其它有關文件、資料同上四．煤礦安全監察基礎性材料43礦井簡介材料、轄區煤礦自然情況調查圖表15年44礦井分布示意圖、工業廣場平面圖15年45三證情況登記表15年46礦井安全生產系統情況調查圖表15年47井上下對照圖、機電系統圖、采掘工程平面圖、通風系統圖、井上下供電系統圖、井田地形地質圖、排水系統圖、避災路線圖15年48煤礦主井、風井有關材料15年49礦井救護、裝備、技術力量等情況調查圖表15年
安全檔案規范（樣圖部分）
